Digitaliser vos microfiches de paie : les 7 étapes à suivre

Face aux évolutions technologiques, la digitalisation des documents administratifs n’est plus une option. Les bulletins de paie, encore trop souvent archivés sous forme de microfiches, font partie des premiers concernés. Leur dématérialisation est, en effet, indispensable pour faciliter l’accès aux informations, garantir leur conservation sur le long terme et assurer la conformité légale de l’entreprise. Mais alors, comment digitaliser ses microfiches de paie ? Numen vous explique tout cela en détail.

Étape 1 : le choix du bon prestataire de digitalisation

Les microfiches de paie contiennent des données sensibles. Leur digitalisation nécessite donc l'intervention d’un prestataire doté d’une expertise technique et technologique de pointe. Ce dernier doit être en mesure de vous garantir la qualité de la numérisation et la sécurité des documents concernés.

Un bon prestataire doit notamment :

• Produire des numérisations de haute qualité ;
• Exécuter votre projet dans les délais impartis et être capable de traiter un volume de documents adapté à vos objectifs ;
• Réaliser sa mission conformément aux normes industrielles applicables ;
• Disposer des ressources technologiques pour traiter une grande diversité de documents ;
• Proposer une série de services complémentaires, comme l’OCR pour l’extraction de données, l’indexation ou encore l’exportation dans des formats spécifiques ;
• Assurer un accompagnement complet tout au long du processus ;
• Proposer en parallèle une solution GED et/ou un coffre-fort numérique.

Enfin, vous devez impérativement opter pour un prestataire certifié, capable de mettre en œuvre des dispositifs et des chaînes de traitement sécurisés. Dans le même temps, sa prestation doit tenir compte des aspects environnementaux. Il doit également respecter les normes de confidentialité et de protection des données.

Étape 2 : le cadrage du projet de digitalisation des microfiches de paie

C’est une étape clé pour assurer le succès de votre projet. Celui-ci nécessite, en effet, une préparation approfondie et la mise en œuvre de méthodes éprouvées. Cela passe notamment par la maîtrise des coûts, de la qualité de la prestation et des délais.

Le cadrage du projet se matérialise par la rédaction d’un cahier des charges clair et précis, résumant les besoins du client. Il contient notamment le volume de microfiches à traiter, les formats de livraison ou encore la destination et la structure des documents numérisés.

Étape 3 : la mise en production du projet pilote de digitalisation des microfiches

Une fois la phase de cadrage terminée, il est nécessaire de confirmer la validité et l’efficacité des solutions proposées. Pour l’entreprise, c’est l’assurance que le projet se déroule conformément à ses attentes.

Cette étape consiste en la production d’un échantillon, selon les règles précédemment définies. Les documents numérisés sont ensuite évalués afin de vérifier s’ils remplissent les critères fixés par le client (conformité des formats, compression des images, poids de fichiers, etc.). En parallèle, il convient de valider chaque étape du processus par rapport au cahier des charges précédemment convenu.

Cette phase pilote permet au prestataire et au client de réaliser tous les ajustements nécessaires avant la mise en production globale du projet.

Étape 4 : la numérisation des microfiches de paie

Votre projet entre maintenant dans l’étape de la production, c’est-à-dire de la numérisation à proprement parler. Elle comprend :

• Une phase d’identification et de préparation des documents ;
• Une phase de traitement des microfiches de paie avec des équipements spécialisés pour assurer une numérisation de haute qualité ;
• Une phase de vérification de la qualité et de la quantité des fichiers numériques produits.

À chacune de ces phases, le prestataire doit garantir la sécurité et l’accessibilité des documents importants à ses clients.

Étape 5 : l’indexation et la préparation des livrables

Il s’agit ici de permettre l’exploitation future de vos microfiches numérisées et des informations qu’elles contiennent. L’indexation permettra à vos collaborateurs de localiser, puis d’exploiter rapidement et simplement vos documents numériques.

À cette étape, les livrables sont préparés et structurés. L’objectif est de s'assurer de leur conformité avec vos besoins actuels et futurs (audits, analyses, etc.). De cette manière, votre entreprise met en place un écosystème de données fiable, solide et flexible afin de s’adapter aux évolutions de votre organisation et de son environnement (changement réglementaire, par exemple).

Étape 6 : le dépôt des microfiches de paie numérisées dans la GED

La numérisation des microfiches de paie n’est pas une fin en soi. Il s’agit maintenant de les stocker, de les organiser et de les exploiter. C’est justement le rôle d’une solution de gestion électronique des documents (GED) qui vise à rationaliser les flux de travail en organisant les fichiers numériques existants au sein d’une plateforme centralisée et sécurisée.

Les avantages de la GED Doxtreem proposée par Numen sont nombreux. Citons par exemple :

• Un accès rapide et simplifié aux documents de l’entreprise, avec notamment une visionneuse intégrée qui facilite la consultation des documents stockés ;
• Une recherche plus intuitive de l’information grâce à un module de recherche multicritères afin de cibler les données par société, par période, ou même par microfiche ou salarié ;
• Une expérience utilisateur améliorée, notamment grâce à la visualisation immédiate des documents sous forme de vignettes et leurs métadonnées associées ;
• Un renforcement de la sécurité des données sensibles grâce à des mécanismes de cryptage, de sauvegarde et de gestion des autorisations d’accès ;
• Une optimisation de la collaboration entre les équipes.

Étape 7 : l’archivage des documents dans un coffre-fort numérique (CFN)

Pour assurer l’intégrité, la valeur probatoire et la confidentialité de vos microfiches de paie numérisées sur le long terme, l'utilisation d'un coffre-fort numérique s'avère essentielle. Cet espace de stockage inviolable protège votre entreprise contre les pertes de données et les intrusions indésirables. L’autre atout du CFN réside dans sa capacité à s'adapter à divers standards de communication, formats de fichiers et environnements informatiques.

La dématérialisation des microfiches de paie et leur intégration dans la GED Doxtreem est indispensable à la mise en place d’une gestion documentaire moderne au sein de votre entreprise. La solution proposée par Numen garantit en effet l’accessibilité et la pérennité de vos documents. Grâce à elle, vos collaborateurs profitent d’un processus de centralisation, de recherche et de consultation optimisé, fluide et sécurisé.